З розвитком технологій багато аспектів нашого життя переходять у цифровий формат, і трудова діяльність не є винятком. Україна активно рухається до повної цифровізації, і одним з ключових кроків у цьому напрямку стала електронна трудова книжка. Це не просто зручність, а важливий інструмент для спрощення обліку трудового стажу, призначення пенсій та зменшення бюрократії. Але що це означає для кожного працюючого українця і як не пропустити важливий термін?
Чому оцифрування трудової книжки — це важливо?
Довгий час паперова трудова книжка була основним документом, що підтверджував трудовий стаж. Проте, як і будь-який паперовий носій, вона схильна до ризиків: втрати, псування, неточностей у записах. Із запровадженням електронної трудової книжки ці проблеми відходять у минуле.
Закон України № 1217-IX від 05.02.2021 вніс зміни до законодавства, перевівши облік трудової діяльності в електронну форму. Основна мета — створити єдиний Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду України, який міститиме повну інформацію про трудовий стаж кожного громадянина. Це значно спрощує процес нарахування пенсій, роблячи його більш прозорим та автоматизованим. Працівникам більше не доведеться збирати довідки та підтвердження стажу — всі дані будуть доступні онлайн.
Крайній термін для оцифрування всіх паперових трудових книжок — 10 червня 2026 року. До цієї дати кожному громадянину України рекомендується перевести свою трудову книжку в цифровий формат. Після цього терміну, хоча паперові книжки не втратять своєї юридичної сили, основний облік вестиметься саме в електронному вигляді.
Покрокова інструкція: як оцифрувати свою трудову книжку
Процес оцифрування може здатися складним, але насправді він досить простий та доступний кожному. Зробити це можна двома основними способами:
- Через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ): Це найбільш зручний та поширений спосіб.
- Підготуйте документи. Вам знадобляться скани або чіткі фотографії всіх заповнених сторінок вашої трудової книжки. Важливо, щоб усі записи були добре читабельними. Окрім самої трудової книжки, для повноцінного обліку стажу можуть знадобитися скани інших документів, що впливають на пенсійні нарахування. До них належать документи про освіту (дипломи), свідоцтво про народження дитини (для жінок, що впливає на стаж), військовий квиток та інші підтверджуючі документи.
- Створіть акаунт на порталі ПФУ. Якщо у вас його ще немає, зареєструватися можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або BankID.
- Завантажте скани. В особистому кабінеті на порталі ПФУ знайдіть розділ «Відомості про трудову діяльність» або «Електронна трудова книжка». Завантажте підготовлені файли. Рекомендується використовувати формат .jpg або .pdf, при цьому розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ, а роздільна здатність сканування — 300 dpi. Завантажуйте документи послідовно, сторінка за сторінкою, щоб не пропустити жодних даних. Переконайтеся, що окрім трудової книжки завантажено й усі супутні документи, що впливають на розрахунок стажу.
- Надішліть на розгляд. Після завантаження всіх необхідних документів надішліть їх на перевірку до Пенсійного фонду. Фахівці ПФУ звірять інформацію та внесуть її до Реєстру застрахованих осіб.
- Дочекайтеся підтвердження. Статус обробки можна відстежувати в особистому кабінеті. Як правило, процес займає до кількох робочих днів. Після успішної обробки ваша електронна трудова книжка буде сформована.
- Через роботодавця: Роботодавець також має можливість передати скановані копії трудової книжки своїх співробітників до Пенсійного фонду. Однак важливо розуміти, що роботодавець може завантажити лише дані, що містяться безпосередньо в трудовій книжці, а також відомості про періоди роботи, зафіксовані в електронних звітах. Супутні документи, такі як дипломи, свідоцтва про народження дітей або військові квитки, які впливають на загальний стаж (наприклад, пільгові періоди), має подати сам працівник через свій особистий кабінет на порталі ПФУ. Тому навіть при оцифруванні через роботодавця, працівнику все одно рекомендується перевірити повноту даних у своєму електронному кабінеті та за необхідності додати відсутні документи.
Що робити після оцифрування та які є переваги?
Після успішного формування електронної трудової книжки ваша паперова книжка фактично втрачає своє першочергове значення. Її можна забрати на зберігання, оскільки, згідно із законодавством, з 10 червня 2021 року (коли електронний облік став пріоритетним) зберігання паперових трудових книжок у роботодавців перестало бути обов’язковим. Працівник може самостійно зберігати свою паперову трудову книжку, або вона може бути видана йому на руки під підпис.
Переваги електронної трудової книжки очевидні:
- Надійність: Ваші дані про стаж зберігаються у захищеному електронному реєстрі та не можуть бути втрачені або пошкоджені.
- Доступність: У будь-який момент можна переглянути свій страховий стаж та інформацію про свою трудову діяльність онлайн, де б ви не знаходилися.
- Зручність: Відпадає необхідність у паперових трудових книжках при прийнятті на роботу чи звільненні. Процес оформлення документів спрощується.
- Автоматизація пенсій: У майбутньому призначення пенсій відбуватиметься автоматично, без необхідності особистого звернення та збору численних довідок. Пенсійний фонд матиме всю необхідну інформацію про стаж.
- Боротьба з підробками: Електронний формат мінімізує ризики фальсифікації даних про стаж.
Часто задавані питання про електронну трудову книжку
- Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування? Так, рекомендується зберігати її у себе, оскільки вона може знадобитися для підтвердження даних, внесених до електронного реєстру, або у разі виникнення спірних ситуацій. Однак для обліку стажу вона вже не відіграватиме ключову роль.
- Що робити, якщо в трудовій книжці є помилки або неточності? У разі виявлення помилок у записах, необхідно звернутися до Пенсійного фонду України з підтверджуючими документами для їх виправлення.
- Чи може роботодавець відмовитися приймати паперову трудову книжку після 2026 року? Після 10 червня 2026 року основний облік ведеться в електронній формі. Роботодавці повинні будуть вносити інформацію про трудову діяльність своїх співробітників до Реєстру застрахованих осіб. Паперова трудова книжка може вестися за бажанням працівника, але не є обов’язковою для зберігання у роботодавця.
Не відкладайте оцифрування своєї трудової книжки на останній момент. Це важливий крок до більш зручного та прозорого обліку вашого трудового стажу, який забезпечить спокій та впевненість у майбутньому пенсійному забезпеченні. Скористайтеся сучасними можливостями, щоб захистити свої трудові права та спростити взаємодію з державними органами.