С развитием технологий многие аспекты нашей жизни переходят в цифровой формат, и трудовая деятельность не исключение. Украина активно движется к полной цифровизации, и одним из ключевых шагов в этом направлении стала электронная трудовая книжка. Это не просто удобство, а важный инструмент для упрощения учета трудового стажа, назначения пенсий и уменьшения бюрократии. Но что это значит для каждого работающего украинца и как не пропустить важный срок?
Почему оцифровка трудовой книжки — это важно?
Долгое время бумажная трудовая книжка была основным документом, подтверждающим трудовой стаж. Однако, как и любой бумажный носитель, она подвержена рискам: потере, порче, неточностям в записях. С введением электронной трудовой книжки эти проблемы уходят в прошлое.
Закон Украины № 1217-IX от 05.02.2021 внес изменения в законодательство, переведя учет трудовой деятельности в электронную форму. Основная цель — создать единый Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины, который будет содержать полную информацию о трудовом стаже каждого гражданина. Это значительно упрощает процесс начисления пенсий, делая его более прозрачным и автоматизированным. Работникам больше не придется собирать справки и подтверждения стажа — все данные будут доступны онлайн.
Крайний срок для оцифровки всех бумажных трудовых книжек — 10 июня 2026 года. До этой даты каждому гражданину Украины рекомендуется перевести свою трудовую книжку в цифровой формат. После этого срока, хотя бумажные книжки не потеряют своей юридической силы, основной учет будет вестись именно в электронном виде.
Пошаговая инструкция: как оцифровать свою трудовую книжку
Процесс оцифровки может показаться сложным, но на самом деле он достаточно прост и доступен каждому. Сделать это можно двумя основными способами:
- Через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ): Это наиболее удобный и распространенный способ.
- Подготовьте документы. Вам понадобятся сканы или четкие фотографии всех заполненных страниц вашей трудовой книжки. Важно, чтобы все записи были хорошо читаемы. Помимо самой трудовой книжки, для полноценного учета стажа могут потребоваться сканы других документов, влияющих на пенсионные начисления. К ним относятся документы об образовании (дипломы), свидетельство о рождении ребенка (для женщин, влияющее на стаж), военный билет и другие подтверждающие документы.
- Создайте аккаунт на портале ПФУ. Если у вас его еще нет, зарегистрироваться можно с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или BankID.
- Загрузите сканы. В личном кабинете на портале ПФУ найдите раздел «Сведения о трудовой деятельности» или «Электронная трудовая книжка». Загрузите подготовленные файлы. Рекомендуется использовать формат .jpg или .pdf, при этом размер каждого файла не должен превышать 1 МБ, а разрешение сканирования — 300 dpi. Загружайте документы последовательно, страница за страницей, чтобы не упустить никаких данных. Убедитесь, что помимо трудовой книжки загружены и все сопутствующие документы, влияющие на расчет стажа.
- Отправьте на рассмотрение. После загрузки всех необходимых документов отправьте их на проверку в Пенсионный фонд. Специалисты ПФУ сверят информацию и внесут ее в Реестр застрахованных лиц.
- Дождитесь подтверждения. Статус обработки можно отслеживать в личном кабинете. Как правило, процесс занимает до нескольких рабочих дней. После успешной обработки ваша электронная трудовая книжка будет сформирована.
- Через работодателя: Работодатель также имеет возможность передать сканированные копии трудовой книжки своих сотрудников в Пенсионный фонд. Однако важно понимать, что работодатель может загрузить только данные, содержащиеся непосредственно в трудовой книжке, а также сведения о периодах работы, зафиксированные в электронных отчетах. Сопутствующие документы, такие как дипломы, свидетельства о рождении детей или военные билеты, которые влияют на общий стаж (например, льготные периоды), должен подать сам работник через свой личный кабинет на портале ПФУ. Поэтому даже при оцифровке через работодателя, работнику все равно рекомендуется проверить полноту данных в своем электронном кабинете и при необходимости добавить недостающие документы.
Что делать после оцифровки и какие есть преимущества?
После успешного формирования электронной трудовой книжки ваша бумажная книжка фактически теряет свое первостепенное значение. Ее можно забрать на хранение, поскольку, согласно законодательству, с 10 июня 2021 года (когда электронный учет стал приоритетным) хранение бумажных трудовых книжек у работодателей перестало быть обязательным. Работник может самостоятельно хранить свою бумажную трудовую книжку, или она может быть выдана ему на руки под подпись.
Преимущества электронной трудовой книжки очевидны:
- Надежность: Данные о стаже хранятся в защищенном электронном реестре и не могут быть утеряны или повреждены.
- Доступность: В любой момент можно просмотреть свой страховой стаж и информацию о своей трудовой деятельности онлайн, где бы вы ни находились.
- Удобство: Отпадает необходимость в бумажных трудовых книжках при приеме на работу или увольнении. Процесс оформления документов упрощается.
- Автоматизация пенсий: В будущем назначение пенсий будет происходить автоматически, без необходимости личного обращения и сбора многочисленных справок. Пенсионный фонд будет иметь всю необходимую информацию о стаже.
- Борьба с подделками: Электронный формат минимизирует риски фальсификации данных о стаже.
Часто задаваемые вопросы об электронной трудовой книжке
- Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после оцифровки? Да, рекомендуется хранить ее у себя, поскольку она может понадобиться для подтверждения данных, внесенных в электронный реестр, или в случае возникновения спорных ситуаций. Однако для учета стажа она уже не будет играть ключевую роль.
- Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки или неточности? В случае обнаружения ошибок в записях, необходимо обратиться в Пенсионный фонд Украины с подтверждающими документами для их исправления.
- Может ли работодатель отказаться принимать бумажную трудовую книжку после 2026 года? После 10 июня 2026 года основной учет ведется в электронной форме. Работодатели должны будут вносить информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Реестр застрахованных лиц. Бумажная трудовая книжка может вестись по желанию работника, но не является обязательной для хранения у работодателя.
Не откладывайте оцифровку своей трудовой книжки на последний момент. Это важный шаг к более удобному и прозрачному учету вашего трудового стажа, который обеспечит спокойствие и уверенность в будущем пенсионном обеспечении. Воспользуйтесь современными возможностями, чтобы защитить свои трудовые права и упростить взаимодействие с государственными органами.